ERP-Software für kleine Unternehmen: Auswahl, Vergleich und Einführung

Das Finanzmanagement vereint im Modul ERP die Hauptbuchhaltung, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie den Bankabgleich. Außerdem ermöglicht es den Finanzteams, einen Verkauf, einen Einkauf oder eine Bestandsbewegung bis zu ihrem Ursprung zurückzuverfolgen.

Die Bestandsverwaltung zeigt an, was Sie auf Lager haben, wo es gelagert ist und was bereits für Bestellungen reserviert ist. Außerdem können damit Chargen oder Seriennummern nachverfolgt und die Bestandsbewertung durchgeführt werden. Da Vertrieb und Einkauf auf dieselben Bestandsdaten zurückgreifen, wird die Verfügbarkeit aktualisiert, sobald Bestellungen ausgeführt werden oder neue Waren eintreffen.

Die Auftragsabwicklung deckt den gesamten Vertriebsprozess ab – vom ersten Angebot bis hin zur Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung. Sobald ein Auftrag angenommen wurde, werden die Bestandsbedarfe aktualisiert und die entsprechenden Transaktionsdaten an die Buchhaltung übermittelt, sodass Sie dieselben Informationen nicht an mehreren Stellen eingeben müssen.

Der Einkauf umfasst alle Schritte von der Ermittlung des Bedarfs über die Bestellung beim Lieferanten bis hin zum Wareneingang. Das Modul ERP ordnet jeden Einkauf dem entsprechenden Bestand oder Aufwand zu und leitet die Finanzdaten an die Buchhaltung weiter. Aus den Lieferantendaten geht zudem hervor, was gekauft wurde und von wem es stammt.

CRM speichert Kundendaten und Vertriebsaktivitäten parallel zu Ihren ERP-Abläufen. Angebote und Verkaufschancen können in Kundenaufträge übernommen werden, ohne dass Kunden- oder Auftragsdaten erneut eingegeben werden müssen. Einige ERP-Systeme verfügen über ein integriertes CRM, während andere mit einem separaten CRM-System verbunden sind. Daher ist der reibungslose Datenaustausch ebenso wichtig wie die Funktionen selbst.

Für die Berichterstellung werden die bereits in den Bereichen Finanzen und Betrieb erfassten Daten genutzt. Führungskräfte können Kennzahlen wie Umsatz, Lagerbestände, Einkauf und Auftragsstatus direkt im ERP verfolgen, anstatt Exportdaten aus verschiedenen Anwendungen zusammenzuführen. Die Dash-Dashboards bieten einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen.

Workflow-Funktionen regeln, was geschieht, wenn eine Transaktion überprüft werden muss oder etwas Ungewöhnliches auftritt. So kann beispielsweise ein Kauf, der einen bestimmten Betrag übersteigt, vor der Bearbeitung genehmigt werden müssen, und eine überfällige Lieferung kann eine Benachrichtigung auslösen. Diese Regeln sind besonders hilfreich, wenn ein kleines Unternehmen wächst und informelle Genehmigungen nicht mehr ausreichen.

Für Unternehmen, die physische Produkte herstellen, verbinden Fertigungsfunktionen die Nachfrage mit der Produktion und den Materialien. Sie ermöglichen die Verwaltung von Stücklisten, Fertigungsaufträgen, unfertigen Erzeugnissen und Materialbedarfen. Das Modul ERP gleicht den Produktionsbedarf mit den verfügbaren und eingehenden Beständen ab und hilft so dem Einkauf, auf Engpässe zu reagieren, bevor diese den geplanten Arbeitsablauf stören.